Mi az EPR, és miért jelent kihívást az élelmiszergyártóknak?

A kiterjesztett gyártói felelősségi rendszer (Extended Producer Responsibility – EPR) célja, hogy a termékek és csomagolások hulladékgazdálkodási költségei ne a társadalmat, hanem azokat a gazdálkodó szervezeteket terheljék, amelyek azokat elsőként hozzák forgalomba. Magyarországon az EPR-rendszer 2023. július 1-jétől működik, és számos termékkör mellett a csomagolásokra is kiterjed.

Az élelmiszergyártók számára ez nem csupán díjfizetési kötelezettséget jelent. A jogszabály előírja a részletes nyilvántartás vezetését és a rendszeres adatszolgáltatást is. A vállalkozásoknak negyedévente adatot kell szolgáltatniuk az általuk forgalomba hozott csomagolásokról, többek között azok anyagáról, tömegéről, a csomagolás típusáról és a hozzájuk tartozó KF-kódokról. Az adatszolgáltatás alapja a vállalat saját nyilvántartása, amelynek pontosnak, naprakésznek és ellenőrizhetőnek kell lennie.

A hivatalos adatszolgáltatás az OKIRkapu felületén keresztül történik. Az OKIR nyilvános, nyílt API-t nem biztosít; a vállalatnak ezen a felületen, hitelesített bejelentkezéssel kell beküldenie az adatokat. Ugyanakkor a rendszer dokumentált XML adatstruktúrát is kínál, amelynek segítségével a vállalat saját informatikai rendszere elő tudja állítani a beküldendő adatcsomagot, így nem kell azt kézzel, tételesen felvinni az űrlapra. Ha a vállalat termék-, csomagolási vagy gyártási adatai nincsenek megfelelően strukturálva, ez az XML-alapú adatelőállítás sem tud pontos adatokat eredményezni.

A gyakorlatban ezért az EPR-adatszolgáltatás sikeressége nem elsősorban azon múlik, milyen módon történik a beküldés, hanem azon, hogy a vállalat mennyire képes a szükséges adatokat megbízhatóan előállítani. Sok élelmiszergyártónál a legnagyobb problémát nem az OKIR használata jelenti, hanem az, hogy a jelentéshez szükséges információk több rendszerben, különböző táblázatokban vagy dokumentumokban találhatók meg.

Mielőtt új szoftver vagy EPR-modul bevezetésén gondolkodnánk, érdemes felmérni, hogy a meglévő vállalatirányítási és termelési rendszerek mennyire támogatják a szükséges adatok előállítását.

Mi határozza meg, hogy mennyire egyszerű az EPR-adatszolgáltatás?

Az EPR-adatszolgáltatás elkészítésének nehézsége nem elsősorban a jogszabályból, hanem a vállalat adatkezelési gyakorlatából adódik. Minél strukturáltabban és egységesebben állnak rendelkezésre a szükséges adatok, annál kevesebb manuális munkát igényel a jelentés elkészítése.

A megfelelően kialakított adatkezelési és informatikai háttérrel az EPR-folyamat jelentős része, sőt akár a teljes adatszolgáltatás is automatizálható. Ennek feltétele azonban, hogy a termékekhez és csomagolásokhoz kapcsolódó adatok naprakészek legyenek, a vállalat rendszerei képesek legyenek ezeket kezelni, és az adatok összekapcsolhatók legyenek az adatszolgáltatáshoz szükséges formában.

A szükséges adatok rendelkezésre állása

Az EPR-jelentéshez a csomagolások anyagára, tömegére, a KF-kódokra és a forgalomba hozott mennyiségekre is szükség van. Érdemes áttekinteni, hogy ezek az információk teljes körűen rendelkezésre állnak-e, és naprakészen kerülnek-e rögzítésre. Sok vállalatnál a szükséges információk több különböző helyen találhatók: a vállalatirányítási rendszerben (ERP), a termék- és csomagolási törzsadatokban, külön nyilvántartásokban vagy Excel-táblázatokban. Ha ezek között nincs kapcsolat, a jelentés elkészítéséhez rendszeresen manuális adatgyűjtésre és egyeztetésre van szükség.

Mikor érdemes felülvizsgálni a folyamatokat?

Érdemes átgondolni a jelenlegi működést, ha az EPR-jelentés elkészítése minden negyedévben jelentős manuális munkát igényel, több munkatárs bevonásával történik, vagy az adatok több különböző nyilvántartásból származnak. Ezekben az esetekben sokszor nem új vállalatirányítási rendszerre van szükség, hanem a meglévő rendszerek jobb integrációjára, a törzsadatok egységesítésére vagy a jelentési folyamat automatizálására.

Összegzés

Az EPR-adatszolgáltatás nem csupán adminisztratív kötelezettség, hanem jól megmutatja, mennyire rendezettek és összekapcsoltak a vállalat termék- és csomagolási adatai. Azok a vállalkozások, amelyek időben felülvizsgálják adatkezelési folyamataikat, nemcsak az EPR-kötelezettségek teljesítését tehetik egyszerűbbé, hanem hosszabb távon más üzleti folyamataikat is hatékonyabbá alakíthatják.