Kinőtte az Excelt? – Mikor érdemes egyedi ügyviteli rendszert bevezetni

Sok vállalkozás működése néhány Excel-táblával, e-mailekkel és papíralapú nyilvántartásokkal indul. Ez kezdetben gyors és költséghatékony megoldás, de a növekedéssel együtt egyre több adminisztrációs feladat, egyeztetés és hibalehetőség jelenik meg.

A problémák általában nem egyik napról a másikra jelentkeznek. Először csak több idő megy el az adatok keresésére, a kollégák közötti egyeztetésekre vagy a különböző nyilvántartások összevetésére. Később azonban egyre gyakoribbá válnak a duplikált adatok, az elfelejtett feladatok és az eltérő információk.

Milyen jelek utalnak arra, hogy a jelenlegi rendszer már nem elegendő?

A vállalkozás gyakran akkor éri el ezt a pontot, amikor:

• ugyanazokat az adatokat több helyen kell rögzíteni;

• a rendelések, készletek vagy ügyféladatok több különböző táblázatban találhatók;

• a munkatársak rendszeresen telefonon vagy e-mailben egyeztetik az információkat;

• egyre nehezebb visszakeresni, hogy ki, mikor és milyen adatot módosított;

• a vezető csak több ember megkérdezésével kap pontos képet az aktuális helyzetről.

Ezek nem feltétlenül informatikai problémák. Sokkal inkább annak a jelei, hogy a vállalkozás kinőtte a korábbi működési kereteit.

Nem minden vállalkozásnak van szüksége ERP rendszerre

Amikor a digitalizáció szóba kerül, sokan rögtön egy nagy, összetett vállalatirányítási rendszerre gondolnak. A valóságban azonban a legtöbb kis- és középvállalkozás számára nem egy teljes ERP rendszer jelenti az első lépést.

Gyakran már egy jól kialakított ügyviteli rendszer is jelentős előrelépést hozhat. A cél nem az, hogy minden folyamatot egyszerre alakítsunk át, hanem hogy a legnagyobb adminisztrációs terhet jelentő feladatok egyszerűbbé és átláthatóbbá váljanak.

Milyen területeken segíthet egy egyedi ügyviteli rendszer?

A vállalkozás működésétől függően az alábbi folyamatok digitalizálhatók:

• ügyfél- és partnernyilvántartás;

• rendeléskezelés;

• készletkezelés;

• gyártási vagy szolgáltatási folyamatok nyomon követése;

• dokumentumkezelés;

• feladat- és munkafolyamat-kezelés;

• riportok és vezetői kimutatások.

Az egyedi fejlesztés előnye, hogy a rendszer a vállalkozás meglévő működéséhez igazodik, nem pedig fordítva.

Fokozatos bevezetés, kisebb kockázat

A digitalizáció nem feltétlenül egy nagy projekt. Sok esetben érdemes egyetlen problématerülettel kezdeni, majd a rendszert később további funkciókkal bővíteni.

Ez kisebb bevezetési kockázatot jelent, a munkatársak könnyebben alkalmazkodnak a változásokhoz, és a beruházás eredménye is gyorsabban láthatóvá válik.

Nem kell lecserélni a meglévő rendszereket

A digitalizáció nem feltétlenül jelent teljes rendszercserét. A már használt számlázó-, raktárkezelő vagy könyvelési szoftverek sok esetben továbbra is használhatók. Gyakran elegendő azokat egy új megoldással összekapcsolni, így az adatok automatikusan áramolhatnak a rendszerek között, csökkentve a manuális adminisztrációt és a hibalehetőségeket.

Összegzés

Ha a vállalkozás működéséhez egyre több táblázat, e-mail és manuális egyeztetés szükséges, érdemes megvizsgálni, hogy mely folyamatok okozzák a legtöbb adminisztrációs terhet.

A megfelelő ügyviteli rendszer nem önmagában érték, hanem azért, mert átláthatóbb működést, kevesebb hibalehetőséget és hatékonyabb munkavégzést tesz lehetővé. A legjobb eredményt pedig általában azok a megoldások hozzák, amelyek a vállalkozás valós folyamataihoz igazodnak, és lépésről lépésre vezethetők be.