Kinőttétek az Excelt? – Digitalizációs lépések növekvő élelmiszer-feldolgozóknak
Sok kisebb élelmiszer-feldolgozó vállalkozás ugyanabba a helyzetbe kerül néhány év működés után: a gyártás fejlődik, egyre több a rendelés, bővül a termékkínálat, de a háttérfolyamatok továbbra is Excel-táblákban, papírokon és különálló rendszerekben élnek. Ez egy ideig működik. A problémák általában akkor jelennek meg igazán, amikor már több ember dolgozik a gyártásban, egyszerre több sarzs fut, megjelennek viszonteladók vagy webshopos rendelések, és a napi adminisztráció kezd egyre több időt elvinni. A 3–30 fős élelmiszer-feldolgozó KKV-knál ma már sokszor nem maga a gyártás a legnagyobb kihívás, hanem az, hogy a működés mögötti információk túl sok helyen, túl sok kézi lépésben és túl sok hibalehetőséggel kezelhetők.
Az Excel egy pontig működik
A legtöbb kisebb üzem nem teljesen digitalizálatlan. Általában van valamilyen számlázóprogram, külön készletnyilvántartás, gyártási táblázat, címkefájlok, e-mailes rendeléskezelés és papíralapú HACCP dokumentáció. A probléma általában nem az, hogy nincs rendszer. Inkább az, hogy minden külön helyen él. Egy adat bekerül a rendeléskezelésbe, majd ugyanazt valaki újra felírja egy gyártási táblázatba, később átvezeti egy másik Excelbe, végül a címkézésnél ismét külön módosítani kell. Ahogy nő a gyártás és a rendelésmennyiség, ezek az apró manuális lépések egyre több hibát és egyre nagyobb adminisztrációs terhet okoznak.
Sok vállalkozásnál ilyenkor jelennek meg az első komolyabb működési problémák:
nehéz visszakeresni egy gyártási tételt,
eltér a készlet a valóságtól,
több helyen kell ugyanazt az adatot módosítani,
a címke nem a legfrissebb adatokat tartalmazza,
vagy túl sok idő megy el visszakeresésre és egyeztetésre.
Ezek kezdetben csak kisebb kellemetlenségnek tűnnek, de hosszabb távon jelentősen lassíthatják a működést.
A növekedés új problémákat hoz
Amíg egy vállalkozás néhány termékkel és kevés rendelésmennyiséggel működik, sok folyamat fejben is követhető. A helyzet azonban gyorsan megváltozik, amikor több termék, több kiszerelés vagy több értékesítési csatorna jelenik meg.
Egy savanyúságkészítő vagy lekvárüzem működése ilyenkor már nem csak gyártásból áll. Egyszerre kell kezelni az alapanyagokat, a sarzs-eket, a címkézést, a készletet, a kiszállításokat és az adminisztrációt.
Sok cégnél pontosan itt kezdődik az a helyzet, amit a vezetők általában úgy fogalmaznak meg:
„Már kinőttük az Excelt.”
Ez nem feltétlenül azt jelenti, hogy azonnal egy nagy vállalatirányítási rendszerre van szükség. Inkább azt, hogy a manuális működés már túl sok időt és túl sok hibalehetőséget okoz.
A nyomonkövetés és címkézés ma már alapelvárás
Az élelmiszer-feldolgozásban a nyomonkövetés nem extra funkció, hanem alapkövetelmény. Egy növekvő üzemnek általában kezelnie kell az alapanyag-beszállításokat, a gyártási tételeket, a sarzs-azonosítókat, a lejárati időket, a címkéket és a kiszállítási adatokat is.
Papíralapon vagy több külön Excelben ez egy idő után nehezen átláthatóvá válik.
A problémák ráadásul sokszor nem egyszerre jelentkeznek, hanem apró hibák formájában gyűlnek össze. Egy rossz címkeverzió, egy elírt lejárati dátum vagy egy hiányzó dokumentáció önmagában még kezelhetőnek tűnhet, de amikor ezek rendszeresen ismétlődnek, már komoly működési kockázatot jelentenek.
Különösen igaz ez olyan üzemeknél, ahol egyszerre több sarzs fut, több dolgozó dolgozik a gyártásban, vagy több értékesítési csatorna működik párhuzamosan.
Nem feltétlenül teljes ERP rendszerre van szükség
Sok vállalkozás azért halogatja a digitalizációt, mert a „vállalatirányítási rendszer” vagy az „ERP” túl nagy, túl bonyolult és túl drága projektnek hangzik.
A valóságban azonban a legtöbb kisebb élelmiszer-feldolgozó üzemnek nem egy óriási rendszerre van szüksége első lépésként.
Sokkal nagyobb segítséget jelenthet egy jól átgondolt, célzott megoldás, amely a legnagyobb napi problémát oldja meg.
Ilyen lehet például:
a sarzs nyomonkövetés,
a gyártási nyilvántartás,
a készletkezelés,
a lejáratfigyelés,
a digitális HACCP napló,
vagy a címkézés automatizálása.
Ezek külön-külön is jelentős időt és adminisztrációt takaríthatnak meg.
A legjobb rendszerek általában nem teljes működési átalakítással indulnak, hanem fokozatosan épülnek be a napi folyamatokba.
A webshop és az értékesítés összekötése egyre fontosabb
Ma már sok kisebb élelmiszer-feldolgozó vállalkozás nem csak helyben vagy piacokon értékesít. Egyre gyakoribb a webshop, a viszonteladói hálózat vagy az online rendelés.
Ilyenkor az egyik legnagyobb probléma az lesz, hogy a készlet, a rendelés és a termékadatok külön rendszerekben élnek.
Sok vállalkozásnál a webshop nincs összekötve a raktárkészlettel, a rendeléseket manuálisan kell feldolgozni, és ugyanazokat az adatokat több helyen kell frissíteni. Ez nemcsak lassítja a működést, hanem jelentősen növeli a hibák lehetőségét is.
Egy jól felépített üzleti rendszer ilyenkor nem feltétlenül „nagy ERP”, hanem inkább egy központi működési felület, ahol a gyártás, a készlet és a rendeléskezelés jobban összekapcsolódik.
A digitalizáció nem csak nagy cégeknek való
Sok 3–30 fős élelmiszer-feldolgozó vállalkozás ugyanazzal a problémával küzd: a napi működés egyre összetettebb, miközben az adminisztráció és a nyomonkövetés továbbra is manuálisan történik.
A digitalizáció azonban nem feltétlenül jelent több milliós vállalatirányítási rendszert vagy hosszú bevezetési projektet.
Sok esetben már egy jól átgondolt gyártási nyilvántartás, sarzs-kezelés, készletmodul vagy rendeléskezelő rendszer is jelentős időt, hibát és adminisztrációt spórolhat meg.
A legfontosabb lépés általában nem az, hogy minden folyamatot egyszerre lecseréljen a vállalkozás, hanem az, hogy a legnagyobb napi problémák végre átláthatóan, egy helyen kezelhetők legyenek.