Kinőttétek az Excelt? – Digitalizációs lépések növekvő élelmiszer-feldolgozóknak

A digitalizáció nem csak nagy cégeknek való

Sok 3–30 fős élelmiszer-feldolgozó vállalkozás ugyanazzal a problémával küzd: a napi működés egyre összetettebb, miközben az adminisztráció és a nyomonkövetés továbbra is manuálisan történik.

A digitalizáció azonban nem feltétlenül jelent több milliós vállalatirányítási rendszert vagy hosszú bevezetésű projektet.

Sok esetben már egy jól átgondolt gyártási nyilvántartás, sarzskezelés, készletmodul vagy rendeléskezelő rendszer is jelentős időt, hibát és adminisztrációt spórolhat meg.

A legfontosabb lépés általában nem az, hogy minden folyamatot egyszerre lecseréljen a vállalkozás, hanem az, hogy a legnagyobb napi problémák végre átláthatóan, egy helyen kezelhetők legyenek.

Az Excel egy pontig működik

A legtöbb kisebb üzem nem teljesen digitalizálatlan. Általában van valamilyen számlázóprogram, külön készletnyilvántartás, gyártási táblázat, címkefájlok, e-mailes rendeléskezelés és papíralapú HACCP dokumentáció. A probléma általában nem az, hogy nincs rendszer. Inkább az, hogy minden külön helyen él. Egy adat bekerül a rendeléskezelésbe, majd ugyanazt valaki újra felírja egy gyártási táblázatba, később átvezeti egy másik Excelbe, végül a címkézésnél ismét külön módosítani kell. Ahogy nő a gyártás és a rendelésmennyiség, ezek az apró manuális lépések egyre több hibát és egyre nagyobb adminisztrációs terhet okoznak.

Sok vállalkozásnál ilyenkor jelennek meg az első komolyabb működési problémák:

• nehéz visszakeresni egy gyártási tételt,

• eltér a készlet a valóságtól,

• több helyen kell ugyanazt az adatot módosítani,

• a címke nem a legfrissebb adatokat tartalmazza,

• vagy túl sok idő megy el visszakeresésre és egyeztetésre.

Ezek kezdetben csak kisebb kellemetlenségnek tűnnek, de hosszabb távon jelentősen lassíthatják a működést.

A növekedés új problémákat hoz

Amíg egy vállalkozás néhány termékkel és kevés rendelésmennyiséggel működik, sok folyamat fejben is követhető. A helyzet azonban gyorsan megváltozik, amikor több termék, több kiszerelés vagy több értékesítési csatorna jelenik meg.

Egy savanyúságkészítő vagy lekvárüzem működése ilyenkor már nem csak gyártásból áll. Egyszerre kell kezelni az alapanyagokat, a sarzseket, a címkézést, a készletet, a kiszállításokat és az adminisztrációt.

Sok cégnél pontosan itt kezdődik az a helyzet, amit a vezetők általában úgy fogalmaznak meg:

„Már kinőttük az Excelt.”

Ez nem feltétlenül azt jelenti, hogy azonnal egy nagy vállalatirányítási rendszerre van szükség. Inkább azt, hogy a manuális működés már túl sok időt és túl sok hibalehetőséget okoz.

A nyomonkövetés és címkézés ma már alapelvárás

Az élelmiszer-feldolgozásban a nyomonkövetés nem extra funkció, hanem alapkövetelmény. Egy növekvő üzemnek általában kezelnie kell az alapanyag-beszállításokat, a gyártási tételeket, a sarzs azonosítókat, a lejárati időket, a címkéket és a kiszállítási adatokat is.

Papíralapon vagy több külön Excelben ez egy idő után nehezen átláthatóvá válik.

A problémák ráadásul sokszor nem egyszerre jelentkeznek, hanem apró hibák formájában gyűlnek össze. Egy rossz címkeverzió, egy elírt lejárati dátum vagy egy hiányzó dokumentáció önmagában még kezelhetőnek tűnhet, de amikor ezek rendszeresen ismétlődnek, már komoly működési kockázatot jelentenek.

Különösen igaz ez olyan üzemeknél, ahol egyszerre több sarzs fut, több dolgozó dolgozik a gyártásban, vagy több értékesítési csatorna működik párhuzamosan.

Nem feltétlenül teljes vállalatirányítási rendszerre van szükség 

Sok vállalkozás azért halogatja a digitalizációt, mert a „vállalatirányítási rendszer” vagy az „ERP” túl nagy, túl bonyolult és túl drága projektnek hangzik.

A valóságban azonban a legtöbb kisebb élelmiszer-feldolgozó üzemnek nem egy óriási rendszerre van szüksége első lépésként.

Sokkal nagyobb segítséget jelenthet egy jól átgondolt, célzott megoldás, amely a legnagyobb napi problémát oldja meg.

Ilyen lehet például:

• a sarzs nyomonkövetés,

• a gyártási nyilvántartás,

• a készletkezelés,

• a lejáratfigyelés,

• a digitális HACCP napló,

• vagy a címkézés automatizálása.

Ezek külön-külön is jelentős időt és adminisztrációt takaríthatnak meg.

A legjobb rendszerek általában nem teljes működési átalakítással indulnak, hanem fokozatosan épülnek be a napi folyamatokba.

Nem kell lecserélni a meglévő rendszereket

A digitalizáció nem feltétlenül jelent teljes rendszercserét. A már használt számlázó-, raktárkezelő vagy könyvelési szoftverek sok esetben továbbra is használhatók. Gyakran elegendő azokat egy új megoldással összekapcsolni, így az adatok automatikusan áramolhatnak a rendszerek között, csökkentve a manuális adminisztrációt és a hibalehetőségeket.

A legfontosabb mérföldkövek a papírmentes üzem felé

1. Sarzskövetés és nyomonkövetés

Sok élelmiszer-feldolgozó vállalkozásnál a gyártási adatok több külön nyilvántartásban élnek. Egy idő után nehézzé válik visszakeresni, hogy egy adott késztermék milyen alapanyagokból készült, melyik gyártási tételhez tartozik, vagy pontosan mely partnerekhez került kiszállításra.

Ez nemcsak adminisztrációs probléma, hanem nyomonkövetési és minőségbiztosítási kockázat is. Ha egy információt több Excelből, papírról vagy különálló dokumentumból kell összegyűjteni, az jelentős időveszteséget okozhat.

Egy központi sarzskezelő rendszer segítségével a teljes út visszakövethetővé válik az alapanyag beérkezésétől a késztermék kiszállításáig.

Mire használható?

• alapanyag sarzsok nyilvántartása

• gyártási sarzsok kezelése

• késztermék sarzsok kezelése

• visszakereshetőség támogatása

• kiszállított tételek követése

2. Gyártmánylapok, receptúrák és címkeadatok kezelése

Sok vállalkozásnál a receptúrák, gyártmánylapok és címkék külön fájlokban élnek. Egy összetevő módosításakor vagy egy címke frissítésekor több helyen kell átvezetni ugyanazt az adatot, ami könnyen hibákhoz vezethet.

A problémák általában nem egyszerre jelentkeznek, hanem apránként halmozódnak. Egy régi receptúra alapján készülő címke, egy elfelejtett módosítás vagy egy eltérő termékadat komoly kellemetlenséget okozhat a mindennapi működés során.

Egy központi rendszerben a termékadatok, receptúrák és címkeinformációk egy helyen kezelhetők, így jelentősen csökken a hibalehetőség és az adminisztráció.

Mire használható?

• gyártmánylapok kezelése

• receptúrák nyilvántartása

• termékadatok egységes kezelése

• címkék automatikus kitöltése

• verziókövetés és változáskezelés

3. Készletkezelés és lejáratfigyelés

Amíg kevés termék és kevés raktármozgás van, az Excel alapú készletkezelés sok esetben elegendő. A növekedéssel azonban egyre nehezebb pontosan követni, miből mennyi áll rendelkezésre, mely tételek járnak le hamarosan, és milyen készlet kapcsolódik egy adott sarzshoz.

A pontatlan készletinformáció nemcsak adminisztrációs probléma. Készlethiányt, felesleges beszerzéseket vagy akár lejárati veszteséget is okozhat.

Egy jól kialakított készletkezelő rendszer valósabb képet ad a raktárról, segíti a lejáratok követését, és csökkenti a napi egyeztetések számát.

Mire használható?

• alapanyag készletek nyilvántartása

• késztermék készletek kezelése

• sarzsonkénti készletkövetés

• lejárati idők figyelése

• raktári mozgások kezelése

4. Digitális HACCP és önellenőrzési naplók

A HACCP dokumentáció és az önellenőrzési feljegyzések sok helyen még mindig papíralapon készülnek. Ezek kezelése időigényes, a visszakeresés nehézkes lehet, és egy ellenőrzés során gyakran több dokumentumot kell összegyűjteni különböző helyekről.

A cél nem pusztán a dokumentumok digitalizálása, hanem az adminisztráció egyszerűsítése és a napi feladatok könnyebb követhetősége.

Digitális naplókkal a szükséges adatok gyorsabban rögzíthetők, könnyebben visszakereshetők, és az ellenőrzésekre való felkészülés is egyszerűbbé válhat.

Mire használható?

• hőmérséklet naplók vezetése

• tisztítási naplók kezelése

• eltérések dokumentálása

• helyesbítő intézkedések nyilvántartása

• auditokra és ellenőrzésekre való felkészülés támogatása

5. Webshop, rendeléskezelés és viszonteladói kapcsolatok

A növekedéssel együtt gyakran új értékesítési csatornák is megjelennek. Saját webshop, viszonteladók, nagykereskedelmi partnerek vagy akár több online felület működhet párhuzamosan.

Ilyenkor ugyanazokat az adatokat sok esetben több helyen kell kezelni. A készlet egy rendszerben van, a rendelések egy másikban, a termékadatok pedig egy harmadik helyen. Ez felesleges adminisztrációt és hibalehetőségeket teremt.

A webshop, a rendeléskezelés és a készletkezelés összekapcsolása segíthet abban, hogy a vállalkozás gyorsabban és átláthatóbban működjön, miközben csökken a manuális adatkezelés.

Mire használható?

• webshop rendelések kezelése

• viszonteladói rendelések nyilvántartása

• készletszinkronizáció

• termékadatok egységes kezelése

• több értékesítési csatorna összekapcsolása

• Elektronikus adatkapcsolat (EDI) nagy kereskedelmi láncokkal